Apology Letter: Как Написать Деловое Письмо-извинение на Английском

А знаете ли Вы, что такое деловое письмо-извинение на английском? Часто ли Вам приходится писать подобные письма? Как показывает практика, в мире не существует ни одной компании, у которой было бы все идеально. Ошибки случаются, появляется недопонимание между сотрудниками и клиентами, стоит заметить, что это норма, но каждая уважающая компания должна прислушиваться к своим клиентом и уважать их мнение. В этом как раз таки нам может помочь formal apology letter or informal letter apology.

ЧТО ТАКОЕ APOLOGY LETTER?

INFORMAL LETTER OF APOLOGY

FORMAL LETTER OF APOLOGY

Что такое Apology Letter?

Случаются в жизни ситуации, когда необходимо принести свои извинения в письменном виде. Для ваших клиентов business letter of apology, помогает понять, что Вы заботитесь о них, пытаетесь решить разногласия и в конечном итоге разберете данную ситуацию. Самая важная функция письма с извинениями на английском – установить связь с клиентом, каждый клиент должен чувствовать, что письмо отправлено персонально.

Стоит заметить, что структура personal apology letter or apology letter to customer, в целом не отличается от complaint letter на английском. Но, все таки есть разница и сегодня мы это обязательно рассмотрим!

Informal Letter of Apology

Письмо данного типа можно отправить другу, члену семьи или же знакомому, которого Вы обидели и хотите вежливо принести искренние извинения.

• Dear (Name)

Начните с самого простого – поприветствуйте человека.

• Introduction

Начните с обычного “я хочу принести извинения за доставленные неудобства” и принятия ошибки. Напишите почему же Вы пишите все таки. Внизу мы предоставляем список фраз извинений на английском, которые помогут написать Вам вступление:

I hope you will understand when I say that – Надеюсь, ты поймешь, если я скажу, что…
What can I say, except I’m sorry that – Что я могу сказать, кроме как прости…
I’m sorry for – Я виноват… (Мне жаль…)
I owe you an apology – Я должен перед тобой извиниться.
I’m sorry if I upset you in any way – Прости, если каким-то образом обидел тебя…
I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel – У меня не хватает слов, чтобы описать, как мне жаль и как я виноват перед тобой.
I feel dreadful about – Я ужасно поступил…
It was my fault, and I’m sorry – Это была моя вина, прости.
My sensitivity was on vacation that day and I’m so sorry – Я был ужасно бесчувственен в тот день, мне очень жаль.
I must beg your forgiveness for my outspoken and insensitive remarks – Я умоляю простить меня за мои ужасные высказывания.
Please forgive me for being so late. It was inexcusable – Прости, пожалуйста, за опоздание. Нет мне оправдания.
I apologize most humbly for (ignoring your feelings) – Я искренне прошу прощения за…

• Main Body

В основной части попытайтесь объяснить причины вашего поступка. Попытайтесь полностью взять вину на себя, даже если Вы так не считаете, в противном случае, данное письмо не будет иметь смысла. Пообещайте ни в коем случае не повторять ошибок и не пытайтесь обвинить вашего собеседника. Внизу список следующих извинений на английском, которые помогут Вам:

I blame myself for what happened – Я виню себя в том, что случилось.
It was my fault (responsibility) – Это была моя вина (обязанность).
I’m embarrassed to admit that – Мне неловко признавать, что…
Please accept this letter as my personal promise to – Прими, пожалуйста, это письмо, как мое личное обещание…
I am sorry for the hurt I know this causes – Прости за нанесенную обиду.
I admit that I was in the wrong – Признаю, что был неправ.

• Conclusion

В заключении, Вам стоит еще раз попросить принять ваши искренние извинения. Например, Вы missing metting и не смогли сообщить об инциденте. Опишите как Вы видите разрешение ситуации. Так как это email для близкого человека, пообещайте перезвонить или же лично встретиться для извинений. Для заключительной части подойдут следующие фразы:

I hope you believe me when I say how sorry I am – Надеюсь, ты веришь, как сильно я сожалею.
I can’t tell you how sorry I am – Даже не могу передать, как я сожалею.
I beg you to forgive me – Умоляю, прости меня.
There is no excuse for… and I hope you’ll forgive me – Я очень виноват… но надеюсь, ты простишь.
I sincerely hope – Искренне надеюсь…
All this being said, I again apologize for the problems I have caused you – После всего сказанного, хочу еще раз попросить у тебя прощения за причиненные проблемы.
We hope you are willing to give us another chance – Надеюсь, вы дадите нам еще один шанс.
I hope this incident won’t stand in the way of our friendship – Надеюсь, этот случай не станет на пути нашей дружбы.
Again, I apologize for betraying your trust – Я еще раз прошу прощения за то, что не оправдал твое доверие.
I hope that as time passes you will find a way to forgive me – Надеюсь, что со временем ты сможешь простить меня.
I understand that it might be difficult for you to accept my apology, but – Понимаю, что тебе сложно простить меня, но…
I will call you later this week to apologize in person – Я позвоню тебе на этой неделе, чтобы извиниться лично.
I can promise you that this will never happen again – Обещаю, что это больше не повторится.

• Sincerely

С конце письма, обязательно добавьте Sincerely (Sincerely yours), а также имя. Внизу Вы можете увидеть sample письма-извинения.

Formal Letter of Apology

Что касается formal apology letter, такой тип также не особо отличается от структуры делового письма. Но чаще всего, это reply на письмо жалобу. Цель данного примера письма – дать объяснение причинам проблем, которые были указанные в письме жалобе, а также, попытаться убедить адресата, что все возможные шаги будут выполнены для разрешение ситуации. Также, предложите компенсацию для адресата. Для лучшего понимания рассмотрим образец структуры для написания делового письма-извинения.

• Dear (Name)

Для начала обратитесь к адресату по имени и фамилии. “Dear Sir / Madam или To Whom it May Concern” не стоит, клиент может подумать, что Вы даже не захотели узнавать его имя и фамилию. Также, не забывайте, что в таком типе писем вовсе не уместны сокращения наподобие “ I’m, don’t, I’d”.

• Introduction

Обязательно укажите по какой причине Вы пишите данное письмо. Начните с извинений и покажите всю обеспокоенность ситуацией:

I am writing to apologize for – Я пишу, чтобы извиниться за…
I am writing to offer my apologies for – Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…
I must (would like to) apologise for – Должен (хотел бы) извиниться за…
Please accept my / our sincere / profuse apologies for – Примите мои / наши искренние извинения…
We apologise for – Мы просим прощения за…
Thank you for bringing the matter / issue / problem to our attention – Спасибо, что сообщили нам об этом деле / проблеме.
I appreciated your advising me of this incident – Для меня очень важно ваше сообщение.
I would like to begin by giving my sincere apologies for the inconvenience that you experienced – В самом начале хотелось бы выразить мои искренние извинения за причиненные неудобства.

• Main Body

В основной части объясните причины случившийся ситуации, каждая проблема в отдельном параграфе. Выразите огорчение и признайте вину компании или же from employee.

We accept full responsibility for the mistake – Мы полностью берем на себя ответственность за ошибку.
I assure you we are taking the necessary steps to prevent it from happening in the future – Будьте уверены, что мы принимаем все необходимые меры, чтобы подобное больше не произошло.
You have my assurance that – Я гарантирую вам…
Please be assured that we will – Будьте уверены, что мы…
I am trying to sort it out (sort the problem out) as a matter of urgency – Я пытаюсь разобраться с этим (решить эту проблему) немедленно.
I can assure you that this will not happen again – Обещаю, что это впредь это не повторится.
We are doing everything we can do to resolve the issue – Мы делаем все возможное для решения проблемы.
Please allow me to suggest you… as compensation for – Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации за…
To compensate for the inconvenience caused – Для возмещения причиненных неудобств…
Please allow me to offer you… by way of compensation – Позвольте предложить Вам… в качестве компенсации…

• Conclusion

Еще раз принесите извинения, также, стоит выразить надежду, что данная ситуация никак не повлияет на дальнейшее сотрудничество, оставьте ваши данные, если будет нужна помощь.

Once again, our (my) sincere apologies for the inconvenience caused – Еще раз примите наши (мои) искренние извинения за причиненные неудобства…
I hope that you will accept my apologies (that my apologies will be accepted) – Надеюсь, Вы примете мои извинения (мои извинения будут приняты).
I hope that you can forgive (overlook) this regrettable error – Надеюсь, Вы сможете простить эту досадную ошибку.
Thank you for your understanding – Спасибо за понимание.
If you would like to continue this conversation, please feel free to call me at – Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний звонить мне по телефону…
Should you have any questions related to this correspondence, please feel free to contact me at your convenience – Со всеми вопросами относительно данного письма, пожалуйста, обращайтесь ко мне в удобное для Вас время.

• Sincerely (Sincerely yours), (Name)

После чего, добавьте обязательную заключительную фразу. Example делового письма извинения можно увидеть ниже:

Данные навыки Вы можете потренировать на курсах английский для бизнеса и с легкостью писать различные типы писем!