Якщо ви позбавитеся від цих фраз, то документи і листи, які ви складаєте щодня, відразу стануть ефективніші і Native Speakers приймуть вас за “свого”. Ви поліпшите імідж своєї компанії, навчитеся доброзичливіше реагувати на претензії і заперечення, отримувати потрібну вам інформацію швидше і скорочувати тисячі непотрібних слів. Саме цей топ-10 старомодних виразів радить Гар Блейк – автор книги The Elements of Business Writing (“Основи ділового листування”) і відомий бізнес-консультант з Порт-Вашингтона. Він проводить семінари з ділового листування в США, консультує поштою і позбавляє надіслані тексти від канцеляризмів і кліше. Давайте ж позбавимося від цих непотрібних фраз разом з командою BEA?
Yours very truly / Sincerely yours / Very truly yours
На українську це можна перевести як “щиро ваш”, “з щирою повагою”. Ви нікому не належите, тому забудьте про yours (ваш). Таке звернення давно застаріло. Замість цього вибирайте лаконічне sincerely.
Please be advised that…
У дослівному перекладі це звучить так: “Будь ласка, будьте попереджені про те, що …”. У звичному нам формулюванні сенс такий: “Будь ласка, майте на увазі, що …”, “Зверніть увагу на те, що…”. Але у формулюванні please be advised фраза майже завжди надмірна.
Взагалі advice – це порада. Погодьтеся, ми найчастіше не роздаємо поради в діловому листуванні, а просто інформуємо, знайомимо співрозмовника з фактами. Загалом, замість “Please be advised that the check is overdue” (“Будь ласка, зверніть увагу на те, що чек прострочений”) сформулюйте думку лаконічніше і простіше: “The check is overdue”. А замість “I advised him to call me tomorrow” напишіть: “I asked him to call me tomorrow”. Не перевантажуйте мову.
Kindly
Застаріле слово з ділового лексикону (у нього і відповідна позначка в словниках є). Кембріджський словник пише: “Kindly використовується, коли хтось просить щось зробити, особливо якщо це дратівливе прохання, але ви все-таки хочете бути ввічливими”. Наприклад: “You are kindly requested to leave the building” (“Просимо вас покинути будівлю”). Звичайне please працює куди краще.
I have forwarded… / I am forwarding
“Я переадресував”, “Я пересилаю”. У електронній пошті forwarding має конкретне значення – пересилка чийогось листа. У інших випадках (наприклад, “Я пересилаю вам свою візитну картку”) просто використайте send.
Respectfully
Носіям української мови може здатися, що в respectfully немає нічого кримінального, що це про повагу. Але Гаррі говорить, що слово звучить занадто формально і трохи запобігливо.
За словами експерта, воно щосили використовується в листах про відмову: “I must respectfully disagree with your claim” (“При усій повазі, я змушений не погодитися з вашою претензією”). Можливо, автор повідомлення думає так: “Якщо я напишу respectfully, то пом’якшу удар”. На ділі це не робить одержувача листа щасливіше, адже заява все одно відхилена.
Above-captioned / above referenced
Вищезгаданий. Після цих фраз співрозмовник вимушений буде відірватися від вашого листа, підняти очі до рядка RE, знайти там інформацію, потім повторно відкрити лист і продовжити читати. Хіба не простіше узагальнити важливу інформацію в цьому ж листі?
Іншими словами, якщо “вищезгадана претензія” відноситься до “справи №1548”, чом би не написати: “В претензії по справі №1548…”? Уся хитрість вдалого листа в тому, щоб читачеві було практично нема на що відволіктися.
Please do not hesitate to contact me
“Будь ласка, не соромтеся звертатися до мене”. У англійській ця фраза – жахливе кліше. Вона звучала дуже яскраво і свіжо майже півстоліття назад, а тепер розплачується за свою минулу популярність. Коли ви використовуєте кліше в листуванні, ви тонко натякаєте своєму читачеві, що мислите шаблонами (причому не лише в листі). Як би безневинно не звучала ця фраза, вона робить автора абсолютно знеособленим.
Please note that…
“Будь ласка, зверніть увагу, що …”. Фраза може здатися безневинною, але Гар Блейк рахує, що вона по своїй інтонації змахує на те, як говорять вчителі: “Now, pay attention”! (“Так, а тепер увага”!). Він радить уникати “Please note that …” у будь-якому діловому листі або розмові.
Enclosed please find
Українською фраза звучала б так: “Нижче додається…”, “До справжнього листа додається…”. Істинне втілення канцелярського стилю. Люди починають спілкуватися в такому стилі, коли відчайдушно намагаються не використати слово “я” або коли тупо копіюють те, що бачили в інших листах.
Що взагалі повинно означати слово find в цій конструкції? На цю тему є хороший жарт. Хлопець заходить в ресторан і замовляє стейк на вечерю. Пізніше офіціант підходить до столика, запобігливо посміхається і запитує: “How did you find your steak”? (“Як ви знаходите ваш стейк”?). Хлопець дивиться на офіціанта і говорить: “I just moved the mashed potatoes – and there it was”! (“Я відсунув картопляне пюре – і ось він, стейк”!).
І у українській мові, і в англійській слово “знаходити” може використовуватися в двох випадках. В першому, знайти щось, що було сховано, невідомо де знаходилося (“How did you find this restaurant”? – “Як ти знайшов цей ресторан”?). В другому випадку, скласти свою думку про що-небудь: “I find this steak very delicious” (“Я знаходжу цей стейк дуже смачним”). У обох мовах друге значення звучить досить пафосно.
Коли The Beatles поверталися додому після поїздки в США, журналіст запитав їх: “How did you find America”? (“Як ви знайшли Америку”?). Один з них відповів: “Ми повернули наліво в Гренландію”. Цим все сказано! Не треба нічого знаходити. Використайте enclosed is або I’ve enclosed.
Under separate cover
Багато хто використовує цю фразу, коли бажають сказати, що відправлять якусь інформацію окремим листом: “The information you requested is being sent under separate cover”. Насправді це формальна і старомодна фраза. Коли чуєш або бачиш слово cover (яке на українській може переводитися як “накривати”, “кришка”), відразу видається велика каструля спагетті – і все, бажання читати лист випаровується.
Ці правила, звичайно, не універсальні: якщо вам треба відправити не імейл, а, скажемо, формальний лист на папері, дотримуйтеся офіційного тону і не слухайте те, що рекомендує Гару. Ще дуже важливо оцінювати тон співрозмовника: якщо він спілкується строго і офіційно, то може не оцінити ваше прагнення писати по-людськи. Щоб не облажатися в листуванні, треба добре знати мову – тільки і всього.
