Effective Business Writing [обзор тренинга]

26.04 состоялся второй тренинг курса Business English. Just a hands-on approach, который был посвящен деловому письму «Effective Business Writing. Tips for professionals».

В этот раз вас было так много, что вдвойне радует. Особенно приятно было встречать гостей из других городов !Спикерами как обычно были : руководитель центра корпоративного образования Business English Academy – Екатерина Метолиди, creative writer at Plarium Kh, BEA teacher – Thomas George, а также в этот раз рубрику «советы от инсайдера» представлял Денис Сабалаев Project Manager at Zfort

Итак, краткий обзор докладов, представленных на тренинге:

Исследование 13 млн открытых писем говорит о том, что при ведении деловой переписки следует обращать внимание на следующие компоненты :

— Subject line (SL): 69% получателей судят о письме, исходя только из его темы.

Наиболее открываемые темы писем: Reason Why SL; Question SL; Testimonial SL; How-to SL  Fascination SL; List SL

Хуже всего открываются Urgency SL  , начинающиеся со слов last chance, last deal, ends today

— Visualisation : при достаточно высоком знание английского языка используйте метафоры, ваше сообщение станет намного более запоминающимся

× Our app is powerful – ∨ Our app has Zeus-like power

— Content : Для удачного построения контента, запомните следующие стратегии:

Boost clarity: Используйте активный залог:

× Many benefits are offered in our app – ∨ Our app offers many benefits

Используйте утвердительные предложения:

× Our app won’t disrupt your daily routine – ∨  Our app fits perfectly to your daily routine

Обязательно прибегайте к союзам, устанавливая причинно-следственные связи:

× We encounter so many distractions. We become unproductive — ∨  We encounter so many distractions that’s why we become unproductive

Trigger positive emotions: персонализируем наши письма и используем местоимение we:

× People get distracted, which reduces their productivity – ∨ We get distracted, which reduces their productivity

*Использование местоимения we также может помочь снять с себя полную ответственность : I didn’t fix the bug — We didn’t fix the bug 

Provide concrete mental image: трансформируем общие понятия в частные:

Our support team is very quick      ⇒    We’ll get you an answer within 2 hours

Our customers love us                   ⇒     568 companies love our software

Our software is very reliable          ⇒    You’ll have 100 percent uptime guaranteed.

Уходите от постоянного использования процентов, переводим их в более понятные вещи, такие как люди, единицы, проекты, сделки:

95% of people recommend our app to their friends – 95 out of 100 people recommend our app to their friends

А теперь попробуем разобрать ошибки, которые встречаются в 90% ваших писем

Заметили ли Вы какие-то ошибки ? Если да- то спешим Вас разочаровать т.к. грамматически это письмо идеально. Но с лексической стороны не все так гладко :

Каким образом можно преобразовать данный предложения и что с ними не так?

— Используйте пассивный залог только в том случае, если не снять с себя вину (не стоит  подчеркивать то, что именно вы стали инициатором отмены встречи), в противном случае, еще раз повторимся — только активный залог;

— используйте прилагательные и наречия, чтоб придать эмоциональную окраску вашему сообщению;

—  для выражения call-to-action используйте императив и старайтесь ставить смысловой глагол на первое место;

Надеемся теперь Ваше письмо станем более эффективным!