How to write complaint letter in English | BeEnglish

How to write complaint letter in English

18

05 / 2021

292

Категории: English language, Interesting to know, Language of Business, Советы от BEA

Бывали ли у вас ситуации, когда Вы оставались недовольны услугами школ или курсов business english? Или же та или иная услуга не оправдывает ваши ожидания? Что Вы делаете в такой ситуации? По статистике 90% людей просто останутся недовольны сервисом, но не скажут об этом.

Самый простой способ решить проблемы с плохим сервисом или же услугой – написать letter of complaint. Иногда, руководство даже не подозревает проблемы и Вы можете помочь им улучшить их сервис, благодаря своему “отзыву”. Сегодня мы поможем Вам в этом, Вы увидите образцы писем жалоб на английском и список фраз, которые помогут Вам.

WHAT IS A LETTER OF CLAIM?

STRUCTURE OF COMPLAINT LETTER

SAMPLE OF LETTER OF COMPLAINT FOR BUSINESS

ANSWER TO LETTER OF COMPLAINT

What is a Letter of Claim?

Claim letter – официальное письмо, предназначенное для того, чтобы фирма, предоставляющая услуги знала, что Вы недовольными услугами. Вы можете писать как руководителю, так и топ менеджеру. Зачастую такие письма становятся первым этапом судебного разбирательства.

Стоит заметить, что writing a letter complaint нужно в соответствующем виде, придерживаться определенной структуры, а также, включать фразы для делового письма.

Читайте также:
14 Powerful Email Closing Lines

Structure of Complaint Letter

Сегодня мы расскажем how to write a letter of complaint правильно, используя официальный format.

 Greeting

Прежде чем приступить к самому написанию письма, нужно сделать приветствие. Чтобы поприветствовать, Вы можете использовать данные фразы:

  • Dear Mr. Smith
  • Dear Mrs./Ms. Smith
  • Dear Sir/Madam

 Introduction

Во вступлении не стоит писать не нужную информацию. Лучше четко напишите “что”, “где”, “когда” исходя из вашего опыта.

  • Обозначьте причины, почему Вы пишите
  • Опишите вашу жалобу
  • Опишите детали
  • Напишите когда и где произошел инцидент

Для оформления вступления, не забывайте использовать фразы ниже, но обязательно обратите внимание на тон. Для нейтрального тона используйте следующие:

I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
I am writing on account of – Я пишу относительно…
I am writing on the subject of – Я пишу по причине…
I am writing to complain about – Я пишу, чтобы выразить недовольство…
I am writing to draw your attention to – Я пишу, чтобы привлечь Ваше внимание к…

Для более настойчивого тона стоит употреблять:

I am writing to express my strong dissatisfaction at – Я пишу, чтобы выразить крайнее недовольство…
I feel I must complain about – Я должен выразить свое недовольство…
I was appalled at – Я был потрясен… / Меня привело в ужас…
I wish to bring to your attention to a problem which arose due to – Я хотел бы привлечь Ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за…
I wish to express my disgust at – Я хотел бы выразить сильное возмущение…
I wish to express my unhappiness with – Я хотел бы выразить свое недовольство…

Main Body

Следующим шагом, для того, чтобы пожаловаться на английском Вам нужно описать, что пошло не так, а именно:

  • Детально расскройте, что вам не понравилось
  • Приведите примеры

Помните, лучше сохранять спокойствие и акцентировать внимание на негодование, чем на гневе. Объясните свою позицию и мнение.

 Conclusion

В заключительной части опишите какой реакции Вы ожидаете от руководителя или от company. Также, Вы можете привести примеры решений данной ситуации: заменить товар, вернуть деньги или же вам просто важно услышать извинения. Для этой части используйте такие клише:

I assume we can sort this matter out amicably – Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем
I hope the situation will improve – Я надеюсь, что ситуация улучшится
I hope you will deal with this matter as quickly as possible – Я надеюсь, что Вы решите эту ситуацию как можно скорее
I hope you will resolve this matter quickly – Я надеюсь, что Вы быстро разрешите эту ситуацию
I trust the matter will be resolved – Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен
I demand – Я требую…
I hope I will not be forced to take further action – Я надеюсь, что мне не придется принимать дальнейшие меры
I insist upon – Я настаиваю на том, чтобы…
…otherwise I will be forced to take the matter further – иначе я буду вынужден принять дальнейшие меры.
…or I shall be forced to take legal actions – или я буду вынужден обратиться в суд.

Ending

Во всех частях придерживайтесь official формата, выбирайте правильную лексику и грамматические структуры. В самом конце письма не забудьте попрощаться:

  • Yours sincerely, (your full name) – C уважением, (ваше имя и фамилия)
  • Yours faithfully, (your full name) – C уважением, (ваше имя и фамилия)

Заметьте, что если Вы в начале обращались по имени, то лучше употребить “Yours sincerely”. Во всех остальных случаях стоит употребить “Yours faithfully”.

Читайте также:
Formal And Informal English: What Is The Difference?

Sample of Letter of Complaint for Business

Для лучшего понимания мы предоставляем ниже example of formal claim letter. Исходя из таких примеров деловых писем жалоб на английском у Вас будет четкое понимание структуры написания.

Читайте также:
6 Шаблонов На Английском Для Customer Emails

Answer to Letter of Complaint

Каждая компания дорожит своими клиентами и реагирует на жалобы своих клиентов. Мы дадим Вам парочку советом как правильно написать response to claim letter, в случае, если Вы оказались в такой ситуации, что клиент не доволен вашими услугами:

  • Используйте лексику, которая поможет снизить Вам негативные эмоции клиента. Например, dissatisfied вместо unhappy/upset, inconvenience вместо trouble/problem
  • Подтвердите, что Вы получили отклик от человека и понимаете его проблему. Не стоит никого обвинять или же оправдываться, лучше сосредоточьтесь на фактах
  • Извинитесь и постарайтесь убедить человека, что в дальнейшем такое не повторится и какие меры будут предприняты
  • Подчеркните важность человека. Покажите, что Вы цените каждого клиента не смотря ни на что. Это можно сделать благодаря данным фразам:

We value your custom … / feedback – Мы ценим ваш заказ… / обратная связь …
In appreciation of the many years you have been a customer – В знак признания многих лет вы были клиентом …
We are happy to – Мы рады …
We trust that you will – Мы надеемся , что вы будете

  • В конце предложите решение проблемы, если клиент не указал или же согласитесь на условия клиента

Пример письма ответа на жалобу на английском Вы можете увидеть внизу:

Теперь у Вас есть четкое понимание того, как написать письмо жалобу на английском, используя наш список фраз. Больше практикуйтесь и у Вас все обязательно получится! А если же Вы хотите прокачать свой английский и не допускать ошибок в дальнейшем, быстрее проходи наши бесплатные онлайн курсы:

Читайте также:
Top mistakes in business email, Lesson 1

Читайте также:
Top mistakes in business email, Lesson 2

Читайте также:
Top mistakes in business email, Lesson 3

 

З А Г Р У З К А

Pin It on Pinterest