Useful Vocabulary For Arranging A Meeting

Переговоры, бизнес встречи и деловые переписки – все это достаточно волнительные на первых этапах задачи. Проблема заключается еще и в том, что, если вы мастер бизнес переговоров и деловых встреч на русском, не факт, что все это у вас получится сделать также мастерски на английском. Ведь вы должны знать какие выражения можно и нужно использовать в данном формате. Поэтому команда BEA идет на помощь! Вся полезная и необходимая информация ниже. Чтобы вы смогли быстро и без головной боли попросить, договориться, а также подготовиться к деловой встрече с клиентом, ментором или партнером.

ARRANGING A MEETING BY EMAIL

Vocabulary for an invitation or letter requesting a business meeting

Expressions for arranging business appointments or meetings

MEETING A CLIENT FOR THE FIRST TIME

Vocabulary for business meetings

Useful and common expressions for asking questions while in a meeting

Arranging a meeting by email

Прежде чем мы перейдем к словам, которые помогут нам назначить встречу на английском, давайте пройдемся по этапам и правилам написания имейла для этого. Придерживаясь их, вы без проблем договоритесь о встрече с нужным человеком. Главное правило – понятно изложите цель встречи. Для этого следуйте плану ниже:

1. В строке «темы письма» напишите точный и четкий заголовок.

2. Используйте официальное приветствие по имени (это сделает ваше письмо более персональным).

3. При необходимости – представьтесь.

4. Объясните, почему вы хотите встретиться.

5. Будьте гибки во времени и месте встречи.

6. Запросите ответ или подтверждение о встрече.

7. За несколько дней до запланированной встречи можно отправить короткое напоминание.

Для написания бизнес email на английском, вы также можете придерживать «RAP» модели:

• R – provide a reason for writing;
• A – request a specific action;
• P – end your message professionally.

И последний совет – конечно, не забывайте использовать в такой переписке деловой английский.

А теперь перейдем от теории к практике! Ниже, по традиции, вы найдете словарик полезных слов и выражений от команды BEA для meeting request email. С ними попросить о встрече в письме не составит проблемы.

Vocabulary for an invitation or letter requesting a business meeting

I am writing to… – Я пишу, чтобы…

 

I would like to discuss… – Я бы хотел(а) обсудить…

 

I would like to show you how exactly our firm… – Я бы хотел(а) показать каким образом наша фирма…

 

I would love to meet for coffee/in my office/lunch sometime next week, if that works for you. – Я бы хотел(а)встретиться на кофе/в моем офисе/для обеда на следующей неделе, если вам удобно.

 

I look forward to speaking to you in person. – С нетерпением жду нашей личной встречи.

 

Thank you for your consideration. – Благодарю за ваше внимание.

 

I just wanted to send a reminder about our meeting. – Я хотел(а) отправить короткое напоминание о нашей встрече.

 

If you are interested, I have got some free time next week to talk this through. – Если вы заинтересованы, у меняесть свободное время на следующей неделе, чтобы это обсудить.

 

We met at /event/. Sounded like you were interested in some of the /services/ we offer. I would like to take this opportunity in invite you for a meeting /at location, proposed date and time/, so we can further discuss this matter. – Мы познакомились на /мероприятии/. Мне показалось что вы заинтересовались нашими /услугами/. Я бы очень хотел пригласить вас на встречу /место, день и время/, чтобы подробнее обсудить этот момент.

Expressions for arranging business appointments or meetings

I am available to meet… – Я готов(а) встретиться…

 

I am available any day Monday through Friday. – Я готов(а) встретиться в любой день с понедельника по пятницу.

 

If these times do not work for you, or if you would like to meet elsewhere, please let me know. – Если это время вам не подходит или вы бы хотели встретиться в другом месте, дайте знать, пожалуйста.

 

Please let me know when and where you would prefer to meet. – Пожалуйста, дайте знать когда и где вы предпочитаете встретиться.

Meeting a Client for the First Time

Чтобы во время встречи чувствовать себя уверенно и спокойно вести диалог, пополняйте свой словарный запас бизнес английского актуальными словами и выражениями. Зная, что именно вы будете говорить и как реагировать на слова других, вы сможете сосредоточиться на более важных задачах. А чтобы одновременно с изучением новых слов прокачивать разговорные навыки и переходить от парадигмы перевода в состояние мышления на английском, предлагаем это делать с помощью Eng-Eng dictionary.

Vocabulary for business meetings

Accomplish /əˈkʌmplɪʃ/ = succeed in doing or completing something

The first part of our plan has been safely accomplished.

To address /əˈdres/ = think about a problem or a situation to decide how you are going to deal with it

Our concerns were not adequately addressed in the report.

Hopefully we don’t have to address this matter once again in the future.

Adjourn /əˈdʒɜːn/ = stop or finish a meeting or an official process for a period of time

The chairman may adjourn the meeting.

Before we adjourn our meeting, we have one last topic to discuss.

Agenda /əˈdʒendə/ = list of items to be discussed at a meeting

We have a very full agenda of issues to discuss.

Allocate /ˈæləkeɪt/ = give something officially to somebody or something for a particular purpose

More resources are being allocated to this project.

Apologies /əˈpɒlədʒi/ = information that someone will be absent during the meeting

Since everyone is present, we can skip the apologies.

I will have to make my apologies and leave early.

Brainstorm /ˈbreɪnstɔːm/ = think about something to gather ideas on the matter

Let’s brainstorm as many ideas as possible.

Opening remarks /ˈəʊpənɪŋ rɪˈmɑːk/ = first words at a meeting (welcome, introductions)

As I said in my opening remarks, we’ll have to finish this meeting in an hour.

Closing remarks /ˈkləʊzɪŋ rɪˈmɑːk/= last items discussed or spoken in a meeting

A few closing remarks and we’ll be free to go.

Collaborate /kəˈlæbəreɪt/ = work with somebody to produce or achieve something

If you agree to collaborate with us on this project, it will be very successful.

Conference /ˈkɒnfərəns/ = meeting at which people have formal discussions

We will be in conference with investors all day.

Conference call /ˈkɒnfərəns kɔːl/= telephone meeting between people in different locations

Please make sure we don’t have interruptions during our conference call.

Consensus /kənˈsensəs/ = opinion that all members of a group agree with

We will have to reach a consensus on this sensitive issue.

Designate /ˈdezɪɡneɪt/ = assign someone to something

They will be forced to designate this task to someone, if no one volunteers.

The director can designate his successor.

Formality /fɔːˈmæləti/ = things one must do as an official part of a legal process

Let’s skip the formalities and get down to business.

Grievance /ˈɡriːvəns/ = complaint

He had been nursing a grievance against his boss for months.

Implement /ˈɪmplɪment/ = start to happen or be used something that has been officially decided

A new work program for graduates will be implemented for internships.

We are implementing a new system of performance control.

Mandatory /ˈmændətəri/ = required

It is mandatory for us to finish this assignment to the deadline.

Wrap something up (informal) /ræp ʌp/ = complete something (an agreement or a meeting) in an acceptable way

That wraps it up for today.

Arrangement /əˈreɪndʒmənt/ = plan for something to happen; the way things are done or organized

Their domestic arrangements were considered unconventional.

Confirm /kənˈfɜːm/ = state that something is true or correct

Rumors of job losses were later confirmed.

Schedule /ˈʃedjuːl/= arrange for something to happen

We are scheduling our meeting for Friday afternoon.

Выражения ниже помогут вам представиться (introduce yourself) и поприветствовать всех во время встречи с клиентом или партнером:

I’d like to welcome everyone. – Я бы хотел(а) поприветствовать всех.

 

Since everyone is here, let’s get started. – Поскольку все собрались, давайте начнем.

 

I’d like to thank you/everyone for arranging this meeting and coming today. – Я бы хотел(а) поблагодарить вас/всех за организацию этой встречи, а также за то, что пришли сегодня.

 

I’m … I’ll keep this meeting brief as I know you’re all busy people. – Меня зовут … и я постараюсь не затягивать нашу встречу, т.к. знаю что все здесь занятые люди.

 

I’m … and I arranged this meeting because… — Я …. и я организовал(а) эту встречу, чтобы…

Useful and common expressions for asking questions while in a meeting

Can you run that by me one more time? – Не могли бы вы повторить это еще раз?

 

I don’t fully understand what you mean. Could you explain it from a different angle? – Мне не совсем понятно, что вы имеете в виду. Могли бы вы объяснить еще раз с другой стороны?

 

Could you explain to me how that is going to work? – Вы могли бы объяснить мне как это будет работать?

 

Is this something you might be interested in? – Это могло бы вас заинтересовать?

 

Are there any more comments? – Есть ли еще комментарии?

 

What do you think about this proposal? – Что вы думаете об этом предложении?

 

Are there any areas of this project we are not thinking about? – Есть ли направления этого проекта которые мы необдумали?

Каким бы ни был исход вашей встречи, не забудьте отправить вашему собеседнику a thank you email и поблагодарить его за уделенное время и внимание к вашему вопросу.