03 / 2020
Диджитализация, как процесс цифровой трансформации общества, продолжает уверенно набирать обороты и затрагивает все больше профессий. Цифровой мир проник в рабочий офис и внес свои изменения: сейчас практически все общение происходить в имейле, или Скайпе. Мы практически отошли от написания деловых писем на бумаге. Однако, в некоторых сферах бизнеса, а также в государственных структурах они все еще используются. Бывает также, что письмо, полученное на бумаге, будет иметь больше веса, т.к. будет выглядеть более официально, чем текст на мониторе. Именно поэтому важно иметь необходимые знания о том, как пишутся деловые письма и какие требования к их оформлению. Тем более что то, что касается самого текста, применимо на 100% и к написанию имейлов. В статье вы найдете наши рекомендации, табу и ключевые фразы, чтобы правильно написать деловое письмо на английском.
ТАБУ И ОБЩИЕ ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
СТРУКТУРА + ФРАЗЫ ДЛЯ УСПЕШНОЙ ПЕРЕПИСКИ НА АНГЛИЙСКОМ
КЛИШЕ И ВЫРАЖЕНИЯ ДЛЯ НАПИСАНИЯ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
УБЕДИСЬ В ОТСУТСТВИИ: 5 РАСПРОСТРАНЕННЫХ ОШИБОК
ПРИМЕРЫ ПРАВИЛЬНО СОСТАВЛЕННОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ
Табу и общие правила написания делового письма
Очень важно, чтобы formal letter было написано без ошибок, а также придерживаясь общих правил написания подобных документов. Ваше письмо – это (первое) впечатление о вас. А чтобы написать его для вас не составило особого труда, мы собрали в этой статье основные правила, которых следует придерживаться, а чего лучше избегать.
1. Прежде чем приступить непосредственно к написанию самого текста, определитесь какой именно тип письма вы пишите: ответ, жалобу, запрос, cover letter, реакция на жалобу, или размещаете заказ. Исходя из типа документа, подбирайте соответствующие фразы и обороты, а также соответствующий тон.
2. Набросайте план, запишите основные идеи, которые затронете в письме. Например, в cover letter вы однозначно будете сообщать о должности, на которую подаетесь, почему компания может быть заинтересована в вас, и почему данная должность подходит именно вам.
3. Используйте правильный формат и стиль. Формат делового и электронного письма несколько отличаются. В деловом письме обязательно должны быть указаны адреса отправителя и получателя, дата (по стандартам страны куда пишете), правильно оформленное обращение к получателю. В имейле обращайте внимание на хорошо сформулированную тему – графу “subject”.
4. Не забудьте проверить свой документ на отсутствие грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок. Сейчас существуют разные программы и расширения для браузера, которые могут проверить все за вас. Одними из таких будут Grammarly и Fluentexpress.
5. Соблюдайте тон и стиль formal letter. НЕ используйте восклицательные знаки, сокращения (I’m – I am), избегайте использования фразовых глаголов (to go on – to continue) и идиом.
6. При форматировании текста, для основной части пользуйтесь шрифтами Times New Roman или Arial, 12-й размер. Адреса могут быть оформлены другим размером. Не используйте подчеркивания, курсив или написание большими буквами. Не забывайте делить текст на параграфы для удобочитаемости: одна идея = один параграф. Это сделает текст структурированным, и позволит читателю лучше воспринимать его.
Читай также: 10 старомодных английских фразах, которые испортят вашу деловую переписку.
Структура + фразы для успешной переписки на английском
I.Your and your recipient’s names + date. Начинается официальное письмо всегда с адреса получателя и отправителя. В «шапке» также указывается дата написания документа. Помните, что в США даты имеют иной формат: первым идет месяц, а потом число – 02/10/2020 (February 10, 2020).
II.Salutation. С какого приветствия начать, будет зависеть от того, знаете ли вы (имя) человека, которому пишете, его статус/звание. Письмо также может иметь «безличное» приветствие:
To whom it may concern – если не указываете конкретного адресата (англ. «тому, кого может касаться»). В основном данный оборот употребляется в справках.
Dear Sir or Madam – без точного имени, используйте это обращение.
Dear Mr /Mrs Jackson– используйте это приветствие, если адресат, а также его/ее фамилия вам известны. К мужчинам обращаемся – Mr, к замужним женщинам – Mrs, а незамужним – Miss. За последнее время к женщинам стала популярная нейтральная форма обращения – Ms.
? Следите за пунктуацией. В британском варианте после Mr/Mrs/Ms точка не ставится, а в американском английском она должна быть — Mr./Mrs. После обращения всегда ставим запятую (в американском письме можно еще встретить в конце двоеточие).
В случае наличия у адресата ученого звания, не забудьте указать его. В этом случае будем писать – Dear Dr. Jackson или Dear Prof. Jackson.
III.Body или основная часть документа. Первый абзац или вступление должны, коротко и по сути, отражать причину и цель письма:
As discussed, …
This letter is regarding/in reference to/concerning…
We would be interested in having more details about…
In reply/response to your request…
By this letter we hereby inform…
We send this letter to confirm…
To follow up on/following our discussion last week…
В следующем абзаце вы раскрываете суть письма: Что? Когда? Где? Как? Почему? Эти вопросы помогут вам сформулировать и составить план вашего письма.
Выразить просьбу можно несколькими путями:
Could you send the information about the product?
I would appreciate your honest opinion on…
Will you be so kind and look/call/let me know…
Если необходимо приложить к письму другой документ:
Attaching a copy of my resume…
You will find my resume attached to this letter.
Для завершения письма и выражения благодарности:
I look forward to hearing from you.
If you have any questions, please send them directly to me/feel free to contact me.
Please contact me if you have any further questions.
Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.
IV.Closing. С уважением прощаемся:
Yours sincerely/Sincerely (yours)– для адреса по имени.
Yours faithfully – если адресат вам неизвестен.
Respectfully – с уважением.
V.Signature. В конце любого письма после прощания, ставим подпись, а со следующей строки не забудьте указать свои имя и фамилию.
Клише и выражения для написания делового письма
Вы можете пользоваться следующими выражениями и оборотами в своей деловой переписке:
Для жалобы:
I am writing to complain about/to draw your attention to…
I feel entitled to a refund.
I would appreciate it if you could replace the product.
Письмо с запросом:
I am writing to inquire about…
I would appreciate if you could help me find out…
I would be interested in…
Would you be kind enough to provide…
Cover letter:
I am particularly interested in this job because…
I am writing to apply for the position of…
I would like to pursue my career in…
Ответ на жалобу:
Please accept our apologies for…
To prevent this from happening again, …
We are currently working on this issue.
We sincerely apologize for…
Убедись в отсутствии: 5 распространенных ошибок
Очень часто мы делаем типичные ошибки. Появляются они из-за путаницы между двумя понятиями, а у кого-то из-за невнимательности. Даже если у вас высокий уровень владения английским, мы настоятельно рекомендуем обратить внимание на следующие пункты:
1.You’re (= you are) – Your
Incorrect: Your a valued client to our brand.
Correct: You’re a valued client to our brand.
Correct: We are grateful for your involvement.
2.It’s (= it is) – Its
Incorrect: Its crucial that they get our reply in no time.
Correct: It’s crucial that they get our reply in no time.
Correct: That letter was lost on the post.
3.There vs. Their
Incorrect: Their will be a live presentation.
Correct: There will be a live presentation.
Correct: Their head of HR department is very responsible person.
4.Then vs. Than
Incorrect: Our income is lower then last month.
Correct: Our income is lower than last month.
Correct: We will look into your request and then will contact you.
5.Verb + -ing vs. Verb + to
Incorrect: I look forward seeing you soon.
Correct: I look forward to seeing you soon.
Correct: She remembered calling them about the order.
Примеры делового письма на английском
А чтобы все было однозначно понятно, мы оставляем ниже образцы английского делового письма. Эти шаблоны вы сможете использовать для составления своих писем.
